Planification et ordonnancement sont une phase essentielle du projet. Il s’agit d’identifier dans un horizon de temps le meilleur découpage et enchaînement des tâches indispensables à la réalisation du projet. Pour cela, l’équipe projet dispose de quelques outils comme le Work BreakDown Structure (WBS) pour découper rationnellement le projet et les diagrammes de Gantt, Pert ou CPM pour planifier et ordonnancer les tâches du projet ainsi fractionné.

Les étapes détaillées de la phase de planification

• Découpage en fonctions : 1er niveau
• Définition du plan : grandes lignes
• Définition détaillée des tâches
• Composition des équipes
• Définition des responsabilités
• Etablissement de la table de précédence
• Estimation des temps de réalisation
• Génération du PERT (définition des dates)
• Ajustement jusqu’à concordance des dates (petite boucle)
• Ajustement avec la disponibilité des ressources (grande boucle)

Les outils de planification et d’ordonnancement

Il existe plusieurs méthodes à utiliser séparément ou ensemble en fonctions des situations.

Le GANTT

Le diagramme de GANTT, du nom de son inventeur, date du début du 20ème siècle. Ce type de diagramme est fort pratique pour la communication.

Le PERT et le CPM

Le PERT (Program Evaluation and Review Technique) et le CPM (Critical Path Method) sont bien plus adaptés à l’ordonnancement. Ils tiennent compte en effet des dépendances entre les tâches.

La gestion des ressources

Les besoins en matière de ressources sont souvent estimés au moment du découpage type Work BreakDown Structure (WBS). Cette étape est réalisée en commun. La disponibilité en terme de spécification et de délai sera fixée dès à présent.

Le WBS (Work Breakdown Structure) défini et supporté par le PMI (Project Management Institute) est une méthode de découpage hiérarchique arborescente du projet en composants élémentaires pour atteindre le degré de finesse suffisant au chiffrage.

Quelle finesse de découpage ?

Le découpage est bien réalisé lorsque le stade ultime ne comporte que des éléments ayant atteint un stade de finesse suffisant pour être géré et qu’il n’est pas nécessaire de pousser plus avant la décomposition (un livrable).
Dans le cas d’un projet, on gardera en ligne de mire la question du chiffrage. Sauf cas bien précis, la finesse requise sera atteinte dès que l’on pourra chiffrer la réalisation du composant avec une marge d’erreur relativement réduite.

Remarque : cela dit, il peut être quelquefois intéressant de descendre un cran plus bas pour assurer un suivi plus fin de la réalisation.

Comment déployer un WBS (Work Breakdown Structure)

Voici les règles principales à observer lors de la mise en place d’une structure WBS :

• Le niveau le plus haut de la hiérarchie représente le livrable final, à savoir le projet lui-même.
• Les sous-livrables correspondent aux unités de travail assignées aux divers départements de l’entreprise.
• Les éléments du WBS n’ont pas tous besoin d’être définis avec le même nombre de niveaux.
• Chaque unité de travail doit définir l’effort, la durée et le coût des tâches à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.
• En principe, chaque unité de travail doit pouvoir être accomplie en moins de 10 jours.
• Les unités de travail de la structure WBS doivent être indépendantes les unes des autres.
• Chaque unité de travail doit être unique, sans aucune duplication à d’autres endroits de la structure WBS.

Remarque : le découpage sera affiné au fur et à mesure de l’avancement du projet.